Comment automatiser la récupération de ses factures par mail et gagner du temps ?
Découvrez comment automatiser la récupération de vos factures par mail, gagner du temps et éviter les erreurs grâce aux meilleurs outils du marché.
Comment automatiser la récupération de ses factures et gagner du temps ?
Introduction
La gestion des factures est une tâche chronophage pour les entrepreneurs, les TPE/PME et les experts-comptables. Entre la collecte, le classement et l’envoi aux logiciels comptables, le processus manuel peut rapidement devenir un cauchemar administratif.
L’automatisation de la récupération des factures est la solution idéale pour gagner du temps, réduire les erreurs et optimiser sa gestion financière. Dans cet article, nous allons voir comment automatiser la collecte de vos factures et quels outils utiliser pour simplifier votre comptabilité.
Pourquoi automatiser la récupération de ses factures ?
1. Gain de temps considérable
Automatiser la collecte de vos factures vous évite de passer des heures à rechercher et télécharger chaque document individuellement. Avec une solution automatisée, vos factures sont récupérées et classées sans effort.
2. Réduction des erreurs humaines
Les erreurs de saisie et les oublis de factures peuvent entraîner des problèmes de trésorerie et des erreurs fiscales. L’automatisation garantit une collecte fiable et conforme.
3. Meilleure organisation comptable
En centralisant toutes vos factures au même endroit, vous simplifiez la transmission à votre comptable et évitez les documents manquants.
4. Respect des obligations légales
Avec l’arrivée de la facturation électronique obligatoire en 2026, il devient indispensable d’adopter des solutions conformes aux nouvelles réglementations fiscales.
Les étapes pour automatiser la récupération de ses factures
1. Connecter sa boîte mail aux outils de collecte
Les factures sont souvent envoyées par e-mail. Des solutions comme IgetBILL permettent de connecter Gmail, Outlook, Office 365, OVH, Ionos, Namecheap et d'autres pour extraire automatiquement les factures en pièce jointe.
2. Utiliser une IA d’extraction automatique
Une fois les factures récupérées, l’intelligence artificielle extrait automatiquement les données clés (montant, TVA, fournisseur, date d'échéance).
3. Stocker les factures de manière sécurisée
Les factures collectées peuvent être envoyées vers Google Drive, Dropbox, OneDrive ou intégrées directement dans un logiciel comptable.
4. Automatiser l’envoi aux logiciels comptables
Les outils comme Pennylane, QuickBooks, Sage ou Dougs permettent une intégration fluide avec des solutions de collecte comme IgetBILL, pour une synchronisation en temps réel des factures.
5. Programmer des relances automatiques
Certaines plateformes permettent de relancer automatiquement les fournisseurs pour récupérer les factures manquantes via email, SMS ou WhatsApp.
Les meilleurs outils pour automatiser la récupération des factures
1. IgetBILL
- Récupération automatique depuis Gmail, Outlook, OVH, etc.
- Envoi direct aux outils comptables (Pennylane, QuickBooks, Sage…)
- Stockage sécurisé en France 🇫🇷
- Relances automatiques et IA de classification
- Extraction des données des factures
- Classification automatique
- Compatible avec divers logiciels comptables
- Outil comptable avec collecte automatique
- Suivi des paiements et gestion de trésorerie
- Adapté aux PME et startups
4. QuickBooks
- Gestion comptable complète
- Automatisation des factures et paiements
- Adapté aux TPE et indépendants
5. Sage Business Cloud
- Adapté aux grandes entreprises et cabinets comptables
- Suivi de la facturation et de la conformité fiscale
- Gestion avancée des finances.
Conclusion : Automatisez maintenant et libérez du temps !
L’automatisation de la récupération des factures permet de gagner du temps, éviter les erreurs et mieux gérer sa comptabilité. Avec des outils comme IgetBILL, vous pouvez centraliser et envoyer vos factures en quelques clics, sans effort.
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